В апреле в Москве Объединенная Лизинговая Ассоциация провела первую конференцию "Информационная система лизинговой компании– 2018 ". Одной из интереснейших тем, которая вызвала активное обсуждение, стала тема внедрения процесса электронного документооборота (ЭДО) в лизинговых компаниях.
Вячеслав Заичкин, директор IT департамента CARCADE рассказал на конференции об опыте реализации проекта электронного документооборота с клиентами компании.
Важно следовать тренду перехода на дистанционное обслуживание.
Рынок автомобильных и автолизинговых продаж в 2017 году показал существенную динамику роста. Сегмент розничного автолизинга заметно оживился, в том числе, благодаря оптимизации лизинговых тарифов, чему способствует тренд на снижение ключевой ставки ЦБ. В этих условиях конкуренция между лизинговыми компаниями смещается из области ценовых предложений в область качества. Существенно важно обеспечивать лизингополучателям высокую скорость, точность и удобство взаимодействия с лизингодателем, как в процессе заключения лизинговой сделки, так и в процессе сопровождения на всех этапах сотрудничества, вплоть до завершения срока действия договора лизинга. Клиенты ценят сервисы, которые делают их коммуникацию с лизингодателем проще и быстрее, что в полной мере характеризует услугу электронного документооборота (ЭДО) с CARCADE.
Электронный документооборот с клиентом, впервые реализованный на рынке автолизинга именно CARCADE, позволил нам обеспечить высокую скорость и надежность предоставления документов, сопровождающих лизинговую сделку. В частности, мы внедрили ЭДО в части обмена закрывающими документами (акты, счета-фактуры) и дополнительными соглашениями к действующим договорам лизинга. В планах – продолжать развитие услуги.
Подробнее о сути ЭДО.
ЭДО - это обмен юридически значимыми электронными документами между контрагентами по сети Интернет с помощью оператора ЭДО, который гарантирует безопасную и своевременную доставку документов всем сторонам процесса. CARCADE формирует и подписывает документы со своей стороны, после чего передает их лизингополучателю с помощью сервиса оператора ЭДО. Клиент получает документы, проверяет, подписывает. Визирование производится с помощью цифровой электронной подписи. При необходимости лизингополучатель может направить нам обратную связь по оформлению документов непосредственного через оператора ЭДО. Оператор ЭДО фиксирует статус документов, проверяет действительность сертификатов КЭП и формирует протокол обмена. Таким образом, мы получаем цепочку завершенного юридически значимого документооборота.
Важно подчеркнуть юридическую значимость ЭДО: он инициирован и поддерживается государством. Создана полная нормативная база по работе с электронными документами, а контролирующие органы принимают их как оригинальные: электронный счет-фактуру можно представить в ФНС в качестве основания для получения вычета НДС. Юридическую значимость ЭДО гарантирует квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ее легко получить, обратившись к любому аккредитованному оператору ЭДО.
Клиент оценит. Компания сэкономит.
При планировании внедрения сервиса ЭДО CARCADE в первую очередь имела целью обеспечить клиентов удобным сервисом, который позволяет:
- быстро, в течение нескольких минут обмениваться юридически значимыми документами;
- стопроцентно гарантировать получение документов без ошибок. Документы формируются автоматически, при этом актуальные данные клиента подгружаются из базы ФНС, поэтому ошибки в реквизитах исключены;
- исключить утерю документов: оператор ЭДО обеспечивает их бессрочное и бесплатное хранение в архиве, где клиент может легко найти их по заданным параметрам и фильтрам. При этом, доступ к сервису есть всегда, в том числе через мобильное устройство, и может быть настроен сразу для нескольких сотрудников компании;
- удобно предоставлять электронные документы в ИФНС и вовремя пользоваться налоговыми преимуществами за счет своевременного получения документов - до подачи декларации по НДС.
При этом сервис предоставляется нашим клиентам бесплатно, а пользоваться им просто – не надо устанавливать дополнительные программы, т.к. личный кабинет открывается через браузер, его интерфейс интуитивно понятен.
При этом, мы решили также несколько внутренних задач компании. В первую очередь, CARCADE сократила собственные затраты на доставку закрывающих документов, договоров и дополнительных соглашений по договорам лизинга. Стоимость отправки пакета электронных документов в 100 раз ниже, чем отправка бумажного пакета. Исключив возможности ошибок в документах и риски их потерь, мы также снизили нагрузку на Центр обслуживания клиентов, который обрабатывает запросы на получение дубликатов документов. При использовании ЭДО все документы хранятся в личном кабинете клиента в электронном архиве и не могут быть утеряны. Нужно отметить, что вся информация надежно защищена.
Выбор оператора.
Ключевую роль в налаживании процесса обмена электронными документами с клиентом играет оператор ЭДО, который должен гарантировать стабильность и безопасность обмена. Сейчас свои услуги на рынке электронного документооборота предлагает более 100 компаний. Как выбрать одного, чтобы не ошибиться? Мы выбирали партнера, опираясь на следующие условия:
- опыт и репутация. Опытная компания уже отладила все процессы, а сложившая репутация позволяет оценить качество ее работы. Этот критерий сократил список подходящих операторов вдвое;
- наличие большой клиентской базы, что, в том числе, демонстрирует опыт и надежность оператора. А также позволяет оценить, насколько просто будет проходить внедрение ЭДО для клиентов, ведь многие из них уже могут быть пользователями выбранного оператора;
- понятное ценообразование. Лидеры рынка ЭДО обозначают примерно одинаковую стоимость за свои услуги, однако, необходимо уточнять, какие их них входят в пакет обслуживания. Дополнительные услуги, не включенные в базовое предложение, могут повлиять на итоговую стоимость.
- удобство дистанционного обслуживания и технической поддержки, доступные нам как лизингодателю, так и нашим клиентам. Здесь мы в первую очередь оценивали удобство работы с личным кабинетом, чтобы иметь возможность самим работать в режиме дистанционного обслуживания без привлечения сотрудников оператора;
- гибкие условия работы. Так как оператора мы выбирали параллельно с определением технической стратегии интеграции, для нас было важно, чтобы партнер мог предложить все возможные способы взаимодействия и широкий выбор готовых продуктов для интеграции - для ускорения процесса внедрения и обеспечения минимальных изменений во внутренней системе документооборота и учетных системах компании;
- гарантии. Важно, что оператор дает гарантию на весь спектр услуг, которые в итоге получает наш клиент.
Мы остановили свой выбор на системе Контур.Диадок, которая удовлетворила наши запросы и сейчас обеспечивает нашим клиентам надежный и качественный сервис ЭДО.
ЭДО с CARCADE в действии
Сейчас уже более 1500 клиентов CARCADE оценили удобство ЭДО, а с момента запуска проекта передано более 30 000 документов. Мы активно продолжаем информировать наших клиентов о преимуществах использования ЭДО. Продвижение услуги стало неотъемлемой частью проекта в том числе из-за того, что в целом доля проникновения ЭДО в бизнес в России достаточно низкая - по данным оператора ЭДО всего 11% документов передается в электронном виде.
Кроме того, некоторые наши клиенты уже пользуются услугами других операторов ЭДО. Изучение работы в новой системе отнимет ресурсы, поэтому мы предлагаем таким клиентам настроить получение документов в личный кабинет используемого оператора. С каждой заявкой на роуминг мы работаем индивидуально и помогаем легко пройти все шаги в его настройке.
Запуск ЭДО мы начинали с пилотного проекта обмена счетами-фактурами и актами. Сейчас также полноценно работает обмен дополнительными соглашениями к действующим договорам лизинга. В планах CARCADE продолжить развитие услуг дистанционного взаимодействия и обеспечить весь цикл заключения и сопровождения лизинговой сделки в онлайн режиме.
Следующая конференция "Информационная система лизинговой компании - 2019" состоится в апреле 2019 года.
Приглашаем заинтересованные лица принять в ней участие!
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Если вы заметили неточность в статье, напишите нам. пожалуйста, об этом!
Хотите высказать свое экспертное мнение? Присылайте свой комментарий на почту ula@assocleasing.ru и мы разместим его как продолжение данной статьи.
Любое воспроизведение и копирование авторских статей и материалов допускается только с указанием источника - сайт ОЛА www.assocleasing.ru
Внимание! Приглашаем стать нашими авторами! Мы заинтересованы в получении статей, посвященных изучению проблематики вопросов, обзоров рынка, результатов экспертных дискуссий и суждений и другой аналитической информации. Свои предложения и пожелания вы можете направлять в адрес ОЛА ula@assocleasing.ru