«Кто сказал, что я должен это делать? Это работа другого отдела...»
В ходе реализации своей непосредственной деятельности лизинговая компания, как и любое другое направление бизнеса, сталкивается с необходимостью регламентации реализуемых бизнес-процессов.
В первую очередь, предпосылками к регламентации служат всё чаще возникающие вопросы работников компании о том: «Кто должен выполнять тот или иной участок работы в ходе реализации лизингового проекта и его сопровождения?», «В какие сроки должна проводиться работа на данном участке бизнес-процесса?», «Кто несет ответственность за выполнение работы, предусмотренной бизнес-процессом, в установленные сроки?».
Даже, казалось бы, такие относительно «простые» вопросы как: «В скольких экземплярах оформляются договора?», «Где должны храниться оригиналы договоров?», «Как подготовить протокол разногласий к договору, с кем его согласовать?» могут заметно замедлить бизнес-процесс.
Руководителю небольшой компании, остановившейся в своём развитии и работающей в статичном режиме, гораздо проще отвечать на вышеуказанные вопросы работников по мере их возникновения в виду того, что данные вопросы возникают у нескольких сотрудников, которым достаточно просто объяснить, что и к какому сроку они должны сделать.
Если же компания ставит перед собой более масштабные задачи и следует по пути уверенного развития и расширения бизнеса, пример работы непосредственного консультирования руководителем компании каждого сотрудника является неприемлемым по очевидной причине: количество работников, которых интересует разъяснение их функций, будет расти. При этом вариант, когда та или иная специфика работы на данном этапе разъясняется руководителем компании по иерархии до руководителей структурных подразделений, которые, в свою очередь, передают информацию нижестоящим менеджерам и так до непосредственного исполнителя, несет значительные риски того, что информация на входе и выходе будут существенно различаться. Следствием становится низкая эффективность реализации бизнес-процессов в компании по причине того, что исполнители не имеют представления о том, кто и что должен делать в данном бизнес-процессе.
В комплексе мер, которые необходимо применить для повышения эффективности бизнес-процессов существующих в компании, особое внимание нужно уделять регламентации. На текущий момент в понимании специалистов «Лизинг-Трейд» под регламентацией понимается создание и внедрение внутренней нормативной базы документов (Положений, Регламентов, Инструкций и т.п.), описывающей бизнес-процессы компании в части взаимодействия структурных подразделений компании, в части четкого распределения функций исполнителей, в части закрепления сроков исполнения и ответственности за своевременное исполнение функциональных обязанностей в рамках реализации каждого из этапов бизнес-процессов.
Принятие руководителем компании решения о качественной регламентации её деятельности, позволяет не только закрепить единый бизнес-процесс компании во внутренних нормативных документах, но и влечет за собой ряд других преимуществ, таких как:
- Исключение «пробелов» и противоречий в бизнес-процессе. При написании внутреннего нормативного документа по какому-либо бизнес-процессу, у автора данного документа должно быть четкое понимание того, как этот бизнес - процесс выстроен. Для формирования самого «четкого понимания» проще всего выстроить полную блок-схему процесса.
Например:
 |
Благодаря этому будут выявлены и включены в регламент все «пробелы» существующего бизнес-процесса и исключены противоречия, содержащиеся в нем:
- Исключение дублирования функций. Построение вышеуказанной блок-схемы наглядно продемонстрирует наличие дублирования тех или иных функций, выполняемых в ходе реализации бизнес-процесса, что так же позволит повысить эффективность данного процесса;
- Оптимизация бизнес-процесса. Описывая бизнес-процесс в блок-схеме, постоянно следует рассматривать возможность оптимизации данного процесса без нанесения ущерба качеству результата, который ждут от данного этапа. Результаты могут быть следующие, например:
«Для выполнения данного этапа в рамках общего бизнес-процесса, достаточно выполнить только 3 функции, а не 5, как было ранее»;
и/или
«Для выполнения данного этапа потребуется реализация 5 функций, но с учетом особенностей данных функций их можно реализовать с использованием автоматизированных систем, что позволит сократить время, затрачиваемое на данный этап с 8 до 3 часов».
На практике описание всех бизнес-процессов компании в форме регламентов не является решением затронутых выше проблем. Это связано с тем, что наличие регламентов не означает, что работники будут следовать данным внутренним нормативным документам, даже в том случае, когда эти самые регламенты являются плодом кропотливой совместной работы всех структурных подразделений компании с полностью согласованными позициями по всем спорным вопросам. Как правило, далеко не всем работникам нравятся четкое закрепление их функций и сроков выполнения. Поставив себя на место исполнителя функции, можно понять подобное отношение к регламентам, так как многие не хотят работать в прозрачной системе, где все четко описано и виден результат работы каждого.
Таким образом, при регламентации недостаточно только описать бизнес-процесс с закреплением функций и ответственности каждого подразделения. Значительной частью работы является внедрение данного внутреннего нормативного документа в компании, а именно достижение цели регламентации, когда всеми работниками, участвующими в бизнес-процессе, исполняются требования, предусмотренные регламентами.
Многие российские компании уже пришли к тому, что регламентация их деятельности является одним из важнейших инструментов повышения эффективности работы отдельных структурных подразделений, взаимодействия данных подразделений между собой и деятельности компании в целом. При этом важно понимать, что у каждой отдельной компании подходы к регламентации должны быть уникальными, с учетом особенности деятельности. Для этого руководителям необходимо ответить на вопросы: «Насколько глубоко будут описываться процессы?» (вплоть до мелочей или же поверхностно); «Насколько агрессивным будет внедрение регламентов?» (требование исполнения регламентов под угрозой применения штрафов за неисполнение с первых дней утверждения документа, либо внедрение только по итогам апробирования регламента).
Хотите высказать свое экспертное мнение? Присылайте свой комментарий на почту ula@assocleasing.ru и мы разместим его как продолжение данной статьи.
Любое воспроизведение и копирование авторских статей и материалов допускается только с указанием источника - сайт ОЛА www.assocleasing.ru
Внимание! Приглашаем стать нашими авторами! Мы заинтересованы в получении статей, посвященных изучению проблематики вопросов, обзоров рынка, результатов экспертных дискуссий и суждений и другой аналитической информации. Свои предложения и пожелания вы можете направлять в адрес ОЛА ula@assocleasing.ru